Jahresabschluss Verein feiern: Der Ratgeber für den Dezemberabend

Irgendwann zwischen Oktober und Anfang November kommt in fast jeder Runde dieselbe Frage auf: Wann machen wir dieses Jahr unseren Abschluss, und wo? Kegelclubs, Sportabteilungen, Chöre, Nachbarschaften und Kollegien wollen den Jahresabschluss vom Verein feiern, bevor der Dezember zwischen Weihnachtsmärkten, Familienterminen und Urlaub auseinanderfällt. Solche Abende gehören in diesem Haus seit jeher dazu, und was uns Vorstände dazu erzählen, klingt jedes Mal ähnlich: Es hakt selten am Essen, sondern an drei anderen Dingen – am Termin, am Geld und am Raum. Deshalb hier der Ratgeber, den wir uns selbst gewünscht hätten. Vieles davon gilt auch, wenn ihr am Ende woanders feiert.

Wir schreiben das aus einer bestimmten Ecke heraus: Genuss am Felde ist das Vereinsheim des MTV Meyenfeld und gleichzeitig Meyenfelds einzige Gaststätte. Magdalena Jankowski hat das Haus dreißig Jahre lang geführt, seit sie sich zur Ruhe gesetzt hat, führt Valentino Pecorelli den Betrieb weiter. Der Name ist neu, das Haus ist dasselbe – und die Fragen, die ein Vorstand vor dem Dezember stellt, sind es auch.

Eine Weihnachtsfeier der Firma zahlt die Firma. Jemand aus der Verwaltung ruft an, nennt ein Budget, am Ende geht eine Rechnung raus. Beim Verein läuft das fast nie so. Da gibt es eine eigene Kasse, die im besten Fall etwas dazugibt, und ansonsten zahlt jeder selbst. Die Runde ist kleiner, oft fünfzehn bis vierzig Leute, und sie kennt sich seit Jahren. Das klingt einfacher, ist es aber nicht: Genau diese Konstellation macht getrennte Abrechnung und planbare Kosten zum eigentlichen Thema des Abends.

Dazu kommt, dass ein Vereinsabend fast immer ein Programm hat: Ehrungen für langjährige Mitglieder, ein Rückblick auf die Saison, die Ergebnisse der Kegelrunde, manchmal ein Wichteln. Eine Firmenfeier kann ohne das auskommen, euer Abend nicht. Wer den Jahresabschluss mit dem Verein feiern möchte, plant deshalb nicht nur einen Tisch, sondern einen Ablauf – und braucht einen Platz, an dem geredet werden kann, ohne dass am Nebentisch jemand irritiert vom Schnitzel aufschaut.

• Klärt zuerst das Datum und haltet zwei Ausweichtermine bereit – im Dezember entscheidet oft der zweite Vorschlag darüber, ob es klappt.
• Legt die Personenzahl als Spanne fest, etwa „25 bis 35 Leute“, statt auf eine exakte Zahl zu warten, die ihr im Oktober ohnehin nicht habt.
• Entscheidet im Vorstand, wer was zahlt: alles aus der Kasse, alles selbst, oder Essen aus der Kasse und Getränke privat.
• Schreibt auf, was zum Programm gehört und wie lange es dauert. Ein Abend mit Ehrungen braucht mehr Zeit, als man denkt.
• Sagt vorher, wann ihr anfangen und ungefähr aufhören wollt – danach richtet sich die Küche, und ihr wisst, ob das Kegeln vor oder nach dem Essen liegt.

Der Dezember ist kürzer, als er aussieht. Rechnet die Wochenenden zusammen, zieht die Tage um Heiligabend ab, und es bleiben etwa zwei gute Wochen, in denen alle können. Diese Termine sind in der ganzen Region zuerst weg. Unsere Empfehlung: Fragt im September oder Oktober an, auch wenn ihr die endgültige Teilnehmerzahl noch nicht kennt. Ein Termin lässt sich reservieren, eine Zahl könnt ihr nachreichen. Umgekehrt funktioniert es nicht.

Wer flexibel ist, gewinnt zusätzlich: Dienstag bis Donnerstag sind im Dezember deutlich leichter zu bekommen als Freitag und Samstag. Geöffnet haben wir Dienstag bis Samstag von 16:30 bis 21:30 Uhr und sonntags von 12:00 bis 20:00 Uhr, montags ist Ruhetag – der Sonntagmittag ist ein unterschätzter Termin für Runden mit Kindern und älteren Mitgliedern. Und wenn im Dezember wirklich nichts mehr geht: Macht einen Jahresauftakt im Januar daraus. Die Termine sind frei, die Runde ist entspannter, und ihr feiert nicht zwischen drei anderen Weihnachtsfeiern.

Getrennte Abrechnung ist kein Problem – solange sie angekündigt ist. Sagt bei der Anfrage, wie ihr zahlen wollt, dann wird von Anfang an so gebucht. Üblich sind drei Varianten: jeder zahlt einzeln, es wird nach Tischen abgerechnet, oder die Vereinskasse übernimmt das Essen und die Getränke laufen privat. Die dritte ist bei Vereinen die häufigste, weil sie die Kasse schont und trotzdem das Gefühl erzeugt, dass der Verein einlädt.

Planbare Kosten bekommt ihr am einfachsten, indem ihr die Karte vorher herumschickt. Unsere vollständige Speisekarte mit allen Preisen steht auf der Seite „Restaurant & Speisekarte“ und dort auch als PDF – das könnt ihr in die Gruppe stellen, dann weiß jeder vorher, worauf er sich einlässt. Für den Vorstand ist das die ehrlichste Form der Kostenplanung, ehrlicher als jede grobe Schätzung, die am Ende doch niemandem passt. Wollt ihr ein Angebot für den ganzen Abend, stimmen wir das persönlich ab, weil es von Gästezahl, Auswahl und Ablauf abhängt.

Der häufigste Fehler bei Vereinsabenden ist der zusammengeschobene Tischblock im normalen Gastraum. Für acht Leute geht das. Ab fünfzehn wird es zäh: Wer eine Rede halten will, muss gegen den Raum anreden. Wer eine Ehrung übergibt, steht im Weg. Und die Runde am Nachbartisch, die eigentlich nur Pizza essen wollte, sitzt mitten in eurer Saisonbilanz. Ein eigener Raum kostet keine Stimmung, er gibt welche dazu – weil ihr unter euch seid und niemand leiser sein muss, als er möchte.

Bei uns ist das der Partykeller unten, den viele einfach den Raum unten nennen: ein langer Tisch für 20 Personen, daneben ein Nebentisch für weitere 10, insgesamt rund 50 Plätze, modern eingerichtet und mit eigener Theke samt Kühlschränken. Vermietet wird zunächst der reine Raum – eigene Getränke, Kuchen, Deko und Snacks dürft ihr mitbringen. Besteck, Teller, Gläser, Equipment oder Getränke vom Haus gibt es gegen Aufpreis, Bewirtung mit vollem Service ist möglich, aber kein Muss. Wer nur den Raum will, mietet nur den Raum; Einzelheiten stehen auf der Seite „Partyraum mieten“. Für größere Vereine haben wir oben den Saal für 150 bis 200 Gäste. Der Biergarten ist eine reine Sommersache und im Dezember geschlossen.

In einem Verein sitzen selten zwanzig Leute mit demselben Geschmack. Einer will sein Schnitzel, die nächste eine Pizza, jemand isst kein Fleisch, zwei Kinder sind dabei, und einer hat abends nie großen Hunger. Genau deshalb raten wir bei Vereinsabenden selten zum durchgeplanten Menü. Eine Karte, von der jeder frei wählt, macht in dieser Runde mehr Leute glücklich – und niemand sitzt vor einem Teller, den er sich nicht ausgesucht hat.

Bei uns heißt das: italienische Küche mit Antipasti Valentino, Pasta wie Penne Meyenfeld oder Penne am Felde und Pizza aus dem Ofen – darunter die Pizza MTV Meyenfeld, die es hier aus naheliegenden Gründen gibt. Dazu die Rubrik „Meyenfeld Spezial“ mit fünf Schnitzel-Varianten, Currywurst, Hähnchenbrust und Schweinefilet in Pfeffer- oder Gorgonzolasauce. Für alle ohne Fleisch machen wir die Cannelloni selbst, es gibt Salate und Tomatensuppe, für die Kinder eine eigene Karte mit Penne, Kinderschnitzel, Chicken Nuggets, Mini Margherita und Pommes. Zum Schluss hausgemachtes Tiramisu, und damit ist die Diskussion meistens beendet.

• Schickt die Karte vor dem Termin in die Gruppe, damit sich alle in Ruhe entscheiden können – das beschleunigt den Abend spürbar.
• Sammelt Unverträglichkeiten und vegetarische Wünsche vorab ein und nennt sie bei der Anfrage, nicht erst am Tisch.
• Sagt dazu, wenn Kinder dabei sind: Die Kinderkarte kommt dann von selbst mit, und wir setzen die Familien passend.
• Bestellt bei großen Runden tischweise statt reihum – die Küche bekommt die Teller so in vernünftigen Wellen fertig.

Der Vorteil eines Kegelabends ist, dass er sich selbst organisiert. Es gibt eine Reihenfolge, es gibt ein Ergebnis, und alle stehen irgendwann auf, statt den ganzen Abend neben derselben Person zu sitzen. Wir haben zwei Kegelbahnen, und ihr bekommt immer beide zusammen. Bei Feiern kosten sie 20 € pro Stunde für beide Bahnen zusammen – nicht pro Bahn und nicht pro Person, das lässt sich also durch die Runde teilen und bleibt für die Kasse planbar. Sechs bis zehn Leute je Bahn haben sich bewährt; ist die Runde größer, laufen beide Bahnen gleichzeitig. Die Bestellungen laufen dabei ganz normal weiter, nur eben eine Etage tiefer und ohne Zuschlag. Alles Weitere steht auf der Seite „Kegelbahn mieten“, ein reiner Kegelabend ohne Feier läuft auf Anfrage.

Für den Ablauf hat sich eine einfache Reihenfolge bewährt: erst ankommen und etwas trinken, dann essen, solange alle sitzen und aufmerksam sind, dann kegeln. Ehrungen und Reden legt ihr am besten in die ruhige Phase kurz vor oder direkt nach dem Hauptgang – da ist die Runde vollzählig, niemand steht an der Theke, und die Küche ist nicht mittendrin. Was danach kommt, darf laut werden. Ein Tipp, den wir von Vorständen immer wieder hören: Haltet die Reden kürzer, als ihr beim Planen denkt. Zwei kurze Ansprachen bleiben hängen, fünf lange verlieren die Hälfte des Raums.

Kaum ein Verein weiß im Oktober, wie viele im Dezember wirklich kommen. Das ist normal und kein Problem, solange ihr offen damit umgeht. Nennt uns bei der Anfrage eine Spanne und einen Stichtag, an dem ihr eine verbindliche Zahl durchgebt. Sinnvoll ist eine eigene Anmeldeliste mit einer klaren Frist etwa zwei Wochen vorher, gern mit dem Hinweis, dass die Kasse ab dann plant. Erfahrungsgemäß melden sich danach noch zwei bis drei Nachzügler – dafür planen wir den Puffer ein.

Wichtig ist nur, dass ihr Absagen genauso meldet wie Zusagen. Ein Tisch für 35, an dem 24 sitzen, sieht leer aus, und das merkt die Runde. Mit einer kurzen Nachricht ein paar Tage vorher stellen wir den Raum passend: lieber eng und voll als weit und halb besetzt. Der Raum unten lässt sich dafür gut anpassen, weil der lange Tisch und der Nebentisch getrennt voneinander eingedeckt werden können.

• Setzt eine Anmeldefrist rund zwei Wochen vor dem Termin und schreibt dazu, warum sie wichtig ist.
• Gebt uns eine Spanne statt einer Wunschzahl – damit planen wir sauberer als mit einer Zahl, die dreimal korrigiert wird.
• Meldet Absagen genauso wie Zusagen, damit der Raum am Abend zur Runde passt.
• Bestimmt eine Ansprechperson für den Abend, die alle Rückfragen sammelt. Zu viele Absender verwirren beide Seiten.

„Vereinsabende sind bei uns kein Sonderfall, die gehören zum Haus. Sagt uns früh, wie ihr abrechnen wollt und wie viele ihr ungefähr seid – der Rest ergibt sich.“

Wir sind Vor dem Moore 1 in 30826 Garbsen, im Ortsteil Meyenfeld ganz im Norden der Stadt. Die B6 liegt gleich nebenan, auf der A2 seid ihr in wenigen Minuten, Parkmöglichkeiten gibt es direkt am Haus. Für Runden aus Hannover, Wunstorf, Neustadt am Rübenberge, Seelze oder Langenhagen ist der Weg deshalb kürzer, als die Adresse klingt, und wer vom Steinhuder Meer kommt, fährt ebenfalls nicht lange.

Für die Anfrage reichen vier Angaben: Wunschtermin mit Alternative, ungefähre Personenzahl, ob ihr getrennt abrechnen wollt und ob die Kegelbahn dazugehört. Alles andere klären wir am Telefon unter 05131 2836 oder über das Formular auf der Seite „Kontakt“. Wenn ihr vorher stöbern wollt: Auf der Seite „Private Feiern“ steht, wie wir Runden wie eure begleiten, unter „Firmenevents“ findet ihr die Variante mit Rechnung an den Arbeitgeber. Und falls ihr am Ende woanders feiert: Die drei Dinge, die den Abend tragen, bleiben überall dieselben – ein früh festgemachter Termin, eine vorher besprochene Abrechnung und ein Raum, in dem ihr unter euch seid.